Door Joline de Brauw (Partner Kwattaas)

Holacratie is een organisatiemodel dat verder gaat dan zelfsturing. In een holacratie verdeel je verantwoordelijkheid over alle medewerkers. Het belangrijkste verschil met traditionele organisaties is dat holacratische organisaties zich om het werk organiseren in plaats van rond de mensen. Het past heel goed bij Kwattaas, dat altijd een platte organisatie is geweest en dat graag wil blijven, ook nu we groeien. Bovendien willen we ons snel kunnen ontwikkelen. Ook daarvoor leent de holacratie zich goed.

Holacratie bij Kwattaas

In een consultancybureau als het onze, hebben we natuurlijk allemaal onze eigen projecten en klanten. Maar we hebben ook een bureau te runnen. Er moet een administratie gevoerd worden, we doen aan marketing, we moeten nieuwe klanten werven, nieuwe consultants begeleiden en een goede ICT-structuur onderhouden. Terwijl we groeien, wordt dat steeds belangrijker en complexer. Als je zulke zaken allemaal hiërarchisch inricht, is elke partner verantwoordelijk voor een aantal van die onderwerpen. Top-down worden er dan besluiten genomen en activiteiten aangestuurd. Iedereen die te maken heeft gehad met zo’n top-down aanpak kent de nadelen ervan. Het is vaak traag, besluiten kunnen blijven ‘hangen in de lijn’ en sommige onderwerpen krijgen te weinig aandacht. Dat wilden wij in ieder geval voorkomen.

De holacratie is goed beschreven in het boek Getting Teams Done. Toen ik dat las wist ik, dat is iets voor Kwattaas. Het biedt een hele praktische aanpak voor holacratie. In januari 2022 zijn we er echt mee begonnen. Natuurlijk wel op onze eigenwijze Kwattaas manier.

Iedereen doet wat het beste past

In een holacratische organisatie verdeel je het werk in onderwerpen, die cirkels genoemd worden. Die hebben we in januari 2022 met het hele team bepaald. Zoals wij dat doen, met tekeningen op de muur en veel discussie. We kwamen tot vijf hoofdcirkels. Die bestaan weer uit subcirkels. We hebben bijvoorbeeld een cirkel ‘Dingen’ die onder andere bestaat uit ICT, het fysieke kantoor en vervoersmiddelen.

En nu komt de magie. Toen we iedereen vroegen stickers te plakken bij de (sub)cirkels waar de voorkeur naar uitging, waren ze allemaal ongeveer evenredig bezet! De een wordt blij van ICT (dat was ik niet), de ander van opleidingen (dat was ik wel). Aan het eind van die sessie was iedereen gelukkig met de dingen die ze wel gaan doen en de dingen waar ze niet meer over hoefden na te denken. Dare not to care heet dat in holacratie-taal. Je kunt je zo helemaal richten op je eigen onderwerp.

Autonomie en snelheid

Elke cirkel en subcirkel heeft nu een trekker en een aantal mensen die in de cirkel meewerken. Daarin krijgen de cirkels veel autonomie. De stelregel is: maak een plan, deel het met de groep, pas aan waar nodig en voer het uit. Dat geeft een enorm tempo aan de ontwikkeling van ons kantoor. Voor medewerkers is het leuk, want ze krijgen veel autonomie en hebben direct invloed op hun eigen werkomstandigheden. Vind jij dat er meer feestjes moeten komen? Dan ga jij in de cirkel ‘Fun’. Nieuwe medewerkers krijgen ook de vraag: in welke cirkel wil jij?

Bazen zijn bijzaak

In een traditionele organisatie moeten alle bedrijfsbeslissingen via een directie, of in ons geval, via de partners. Dat is in een holacratie niet zo. Er is wel een overlegritme binnen en tussen de cirkels, maar die is pragmatisch en doelgericht. Dat geeft veel tempo aan onze ontwikkeling. Als er grote wijzigingen voorzien zijn, of een investering, dan moeten we daar als partner nog steeds akkoord op geven. Maar los daarvan zijn er veel dingen die ‘gewoon gebeuren’, waar onze organisatie beter van wordt en waar ik niets meer van hoef te vinden. Dat geeft rust én veel voldoening.