Door Jasper de Vries (Projectmanager Kwattaas)

In de meeste productiebedrijven wordt keihard gewerkt om de vraag bij te benen, zeker nu de economie weer aantrekt en de vraag in veel sectoren groeit. Dan is er geen tijd om van een afstandje naar de werkvloer te kijken: is deze wel optimaal ingericht? Kijk je wel, dan zie je dat de werkvloer dichtslibt en daarmee een gevaar wordt voor de eigen productiviteit. Want hoe efficiënt is het als binnengekomen producten elkaar in de weg staan, als verpakkingsmateriaal zich ophoopt of als je gereedschappen niet kunt vinden? Dan loont het dubbel en dwars de moeite om met 5S aan de slag te gaan.

Dat is precies wat Ben Brinkers dacht, Head of Operations van Greenmo. Dit snelgroeiende bedrijf verhuurt en least elektrische fietsen en brommers aan bedrijven, waaronder veel bezorgdiensten. De fabriek in Waardenburg groeit erg hard en krijgt te maken met steeds meer in- en uitgaande stromen en dat betekent dat ze efficiënter moeten omgaan met de beschikbare ruimte en tijd. Ben riep onze hulp in om een 5S-project te doen. Dat deden we met plezier. Wat doen we in zo’n project en waar moet je op letten?

Het kost geen tijd, het levert tijd op

Het moeilijkste van 5S is beginnen. Want in een omgeving waar elke minuut benut moet worden om de productie te halen, zit niemand te wachten op een dagje scheiden, schoonmaken, schikken, standaardiseren en standhouden. Toch? Totdat mensen zich realiseren dat je daarmee heel veel tijd gaat besparen. Nooit meer zoeken naar gereedschap, niet meer struikelen over materiaal, niet steeds dat ongebruikte materiaal opzijschuiven en nooit meer elkaar in de weg lopen.

Het belang van koffie, lunch en blije borrel

Daarom is het belangrijk om bij de start van een 5S-sessie aan je team uit te leggen wat je gaat doen en wat het oplevert. Neem daar tijd voor, geef er een goede kop koffie bij en maak ruimte voor opmerkingen en vragen. Dan krijg je commitment. Als je eenmaal aan de slag bent, kan de moraal na een paar uurtjes wel eens wat inzakken. Dus blijf alert, benoem successen, geef complimenten, houd de energie erin. Dat betekent ook tijd maken voor een goede lunch. Laat bijvoorbeeld Chinees komen of iets anders lekkers. En als je klaar bent, overzie het resultaat als team met tevredenheid en schenk daar rustig een feestelijke borrel bij. 

De verschillende stappen hebben allemaal hun eigen succesfactoren. Hier moet je op letten als je met 5S aan de slag gaat.

1. Scheiden: heerlijk weggooien

De eerste stap van 5S geeft vaak veel voldoening: scheiden. Alles wat je niet op de werkplekken nodig hebt krijgt een label en leg je bij elkaar in een ‘red tag area’. Aan het eind van de dag bepaal je wat daarmee moet gebeuren: toch terug naar de werkplek, opslaan in het magazijn of de prullenbak in. Onze ervaring is dat 80% gewoon weg kan. Bij Greenmo gingen 3 bussen vol oud staal naar de recycling. Dat ligt dus nooit meer in de weg. Het is een eerste, voelbaar en zichtbaar resultaat.

2. Schoonmaken: zorg voor goed materieel

Maak het schoonmaken zo makkelijk mogelijk en doe het grondig. Een belangrijke tip is: zorg voor goed materieel. Bij Greenmo hadden we bijvoorbeeld een schrob-zuigmachine gehuurd, die mooi zijn werk kon doen op de opgeruimde vloer. Met schoonmaken vind je ook bronnen van vervuiling, die je vervolgens kunt aanpakken. Een olievat dat lekt, kun je immers elke dag schoonmaken, of je zorgt ervoor dat het niet meer lekt. Het resultaat van deze stap: een schone omgeving waarin het prettig werken is.

3. Schikken: alles markeren

In een efficiënte omgeving heeft alles zijn eigen plek. Waarom? Omdat zoeken onnodig veel tijd kost. Als je weet wat er aanwezig is, grijp je ook niet meer mis, wat meer rust geeft voor inkoop. Bovendien is een opgeruimde werkplek een stuk veiliger. We spreken in deze fase niet alleen af waar spullen moet liggen, maar markeren deze plekken ook, bijvoorbeeld met schaduwborden waar gereedschap op is afgetekend. We markeren ook op de vloer: wat een werkplek is, wat een looppad en waar de heftrucks wel en niet mogen rijden. Dat maakt het werken efficiënter, rustiger en veiliger voor iedereen.

4. Standaardiseren: kan het handiger?

Op dit punt zijn de deelnemers aan zo’n project vaak blij verrast: de productielocatie ziet er goed uit en er lijkt opeens veel meer ruimte. Dat is het moment om ook de minder zichtbare ‘wins’ aan te pakken: de processen. Doen we taken op de meest efficiënte manier? Zijn de werkinstructies op orde? Past het schoonmaakschema bij de behoefte? In deze fase bepaal je samen wat de ‘best practices’ zijn en die voer je in.  Zo creëer je een extra verbeterslag die nog veel meer oplevert in termen van veiligheid, efficiëntie en kwaliteit.

5. Standhouden: de belangrijkste!

De belangrijkste stap van 5S is tevens de moeilijkste. Want de verleiding is groot om te denken: het is netjes opgeruimd, procedures zijn herzien, we zijn klaar en gaan lekker verder met werken. Maar 5S is pas echt zinvol als je zorgt dat het zo blijft. Of, om het met een S te laten beginnen: standhouden. De grootste valkuil van 5S is dat je met een enthousiaste vibe een paar dagen keihard werkt om alles op te ruimen en dat het na een half jaar weer een zooitje is. Daarom is standhouden zo cruciaal. Dat kun je deels organiseren door middel van checklists en audits. Nog belangrijker is dat collega’s elkaar erop aanspreken en dat teamleiders en managers af toe een rondje lopen om te laten zien dat ze dit belangrijk vinden. Zo kun je borgen dat de situatie die je als team samen hebt gecreëerd en waar iedereen zo blij mee is, ook samen zo houdt. Dat is niet alleen maar een activiteit, maar echt een cultuuromslag.