Wat is het?

Heel kort gezegd: een PSU is een gerichte workshop om een projectplan te maken. Ik zie het als de ideale manier om elk project te starten en om in korte tijd een concreet plan te hebben waarbij iedereen aan boord is.

De grote kracht van een project start-up is dat je dit samen met het team doet. Vaak zien wij nog dat de projectmanager het plan zelf opstelt, met de beste bedoelingen. Dat heeft echter veel nadelen. Ten eerste: hij of zij mist waardevolle input van medewerkers. Ten tweede: het commitment aan een plan dat ‘van boven’ komt zal beperkt zijn. Ten derde: het lijkt sneller te gaan, maar leidt vaak later in het proces tot problemen.

Wat levert het op?

Een PSU levert een projectplan op waarin alle belangrijke input van het projectteam is verwerkt en waarin alle noodzakelijke elementen aan bod komen. Zoals een helder doel, concrete resultaten en deelresultaten om dat doel te bereiken, een planning met alle acties en verantwoordelijkheden, de randvoorwaarden, inzicht in de risico’s en concrete afspraken over de samenwerking

 Je begint dus met een team gemotiveerde mensen aan een klus waarin iedereen weet wat hem of haar te doen staat en daar ook het nut van inziet. Dat vergroot de slagingskans van het project aanzienlijk.

Wat zijn de stappen precies

De facilitator zorgt er in de eerste plaats voor dat het doel en de kaders duidelijk zijn. Dat wordt van tevoren besproken met de opdrachtgever en projectleider. De PSU zelf bestaat meestal uit twee workshopdagen.

Dag 1 start met een goede kennismaking, waarin de facilitator vooral vraagt waar iedereen staat en hoe belangrijk ze het project zelf vinden. Dan komt de opdrachtgever (vaak een directeur) langs om toe te lichten wat het doel van het project is en wat de kaders zijn. De PSU-deelnemers kunnen vragen stellen, zodat alle ruis weg is en het doel glashelder wordt.

Daarna gaan de aanwezigen aan de slag in een werksessie. Ze maken concreet welke resultaten ze moeten opleveren om het doel te behalen. Ook bepalen ze wat niet tot het project behoort (‘buiten scope’), om verwarring te voorkomen. De facilitator begeleidt dit en zet verschillende werkvormen in, zodat alle onderdelen aan bod komen. Aan het eind van dag 1 zijn het doel, de beoogde resultaten en de scope van het project bekend. Dit wordt afgestemd met opdrachtgever zodat die ook aan boord is.

Op dag 2 bepaalt het team vooral hóe ze daar willen komen. Zij vertalen de doelen en resultaten naar acties. Elke deelnemer aan de PSU geeft vervolgens aan waar hij of zij aan kan en wil meewerken. Zo worden de verantwoordelijkheden verdeeld en vastgelegd. Ook bepalen ze de volgorde van de acties, en eventuele onderlinge afhankelijkheden. Dit vormt de basis voor de planning van het project.  Een ander belangrijk punt zijn de afspraken over het overleg, rapportage en onderlinge communicatie.

Tot slot bepalen de PSU-deelnemers wie en wat er nog meer nodig is, zoals mensen uit de organisatie, tijd en budget. Dat zijn de randvoorwaarden. Dan wordt de opdrachtgever weer uitgenodigd. Deze moet expliciet toezeggen dat die randvoorwaarden vervuld kunnen worden. Zo niet, dan moet er iets veranderen aan de scope of de resultaten.

Wanneer dit gedaan is, wordt al deze informatie door de projectmanager opgenomen in het projectplan en kan het team aan de slag.

 Waar moet je op letten?

Een belangrijk onderdeel dat in projecten vaak onderbelicht wordt, zijn de randvoorwaarden zoals het benodigde budget en tijd. De facilitator stelt zeker dat er expliciet commitment komt van de opdrachtgever op deze benodigde middelen.

 Tijdens de workshop weet de facilitator welke vragen hij of zij moet stellen om de juiste informatie op tafel te krijgen. Ook let deze persoon erop dat doelen, resultaten en acties zo concreet mogelijk worden geformuleerd, dat ze in lijn zijn met elkaar en dat iedereen er hetzelfde onder verstaat. Dit zorgt ervoor dat de betrokkenen één taal spreken.  

 Naast aandacht voor het ‘wat’ is er ook veel aandacht voor het ‘hoe’. Hoe gaan we samenwerken, wat zijn de onderlinge afhankelijkheden, wie zijn de stakeholders buiten het projectteam en wat zijn de risico’s. Ook dit zijn onderdelen van het projectplan.

 Hij of zij zal in er in ieder geval voor zorgen dat iedereen gelijkwaardig aan het woord komt. De stem van de projectmanager is evenveel waard als die van de operationeel medewerker. Iemand die wat stiller is, zal uitgenodigd worden ook bij te dragen. Mensen die juist luid zijn, worden wat getemperd. Zo komen alle perspectieven voldoende aan bod en ontstaat er een evenwichtig plan dat door iedereen gedragen wordt.