Bij een Operational Due Diligence (ODD) ligt de focus altijd op wat er beter kan en wat dat oplevert. Wij sluiten een ODD af met een lijst van verbeterpunten die het bedrijf in de juiste conditie kunnen brengen. Desgewenst zetten we dat om in een concreet actieplan waarin we samen met de opdrachtgever de prioriteiten bepalen: een 100-dagenplan. Het succes van zo’n plan staat of valt bij de implementatie; als er onduidelijkheid is, als er weerstand ontstaat of als mensen het niet begrijpen, kan het plan nog zo goed zijn, dan kom je nergens. De implementatiefase is cruciaal.

De core business van Kwattaas is om bedrijven te helpen het beste uit zichzelf te halen. Als interim-manager, projectmanager of business coach dragen we bij aan het succes bedrijven, met name door de primaire processen te optimaliseren, deze beter aan te sluiten op de strategie en commercie en door de samenwerking binnen het bedrijf te stroomlijnen. Daarbij zijn we alle mogelijke uitdagingen al tegengekomen. Gelukkig is er voor elke uitdaging een oplossing. We delen graag onze implementatietips op basis van deze ervaringen.

Tip 1: Betrek alle niveaus bij de oplossing

De eerste succesfactor voor de implementatie begint eigenlijk al tijdens de ODD, als we onderzoeken wat de verbeterpunten en oplossingen zijn: betrek daarbij altijd alle niveaus. Alleen dan vind je de echte oorzaken van problemen en kom je tot de juiste oplossingen. De mensen in het middle management en op de vloer hebben elke dag met de operationele situatie te maken. Vaak is bij hen bijvoorbeeld allang duidelijk dat een bepaald proces omslachtig is maar hebben ze niet de gelegenheid of de moed gehad om dat aan te kaarten. Hun input is van het grootste belang en zij zijn onderdeel van de oplossing. Wanneer wij een ODD doen, spreken we daarom zowel met de CEO en het MT als met teamleiders en medewerkers op de vloer.

Tip 2: Neem mensen mee in het implementatieproces

Voor het succes van een verbetering bestaat een bekende formule:

Effectiviteit = Kwaliteit van de oplossing x Acceptatie.

Wanneer mensen hebben bijgedragen aan het plan, leg je daarmee al een sterke basis voor de acceptatie van de oplossing. Hun betrokkenheid wil je ook tijdens het implementatieproces vasthouden. Betrekken is niet: iedereen bij elkaar roepen in een zaal en uitleggen dat ze nu alles anders moeten doen. Echte betrokkenheid betekent dat mensen onderdeel worden van de projectteams, gelegenheid krijgen om feedback te geven, betrokken worden bij tests, bij mijlpalen en waardering krijgen voor het succes.

In de verbetertrajecten die wij doen, is dit de factor die het meest onderschat wordt en waar zittende leidinggevenden vaak ook moeite mee hebben. Er zijn veel bestaande gewoonten en structuren die van binnenuit lastig te doorbreken zijn. Vaak lukt dat een externe interim- of projectmanager wel. Hier lees je meer over hoe wij dat aanpakken.

Tip 3: Wees eerlijk en pak door

Soms zijn mensen ergens gewoon niet op hun plek. Soms is het een directeur die conform het Peter Principle net iets te lang is gepromoveerd en op een positie zit die hij of zij niet aankan, soms een functioneel manager die het fantastisch deed als productieleider maar zich niet thuisvoelt in de meer politiek-strategische omgeving van het MT. Wanneer er een ODD is uitgevoerd, zal hieruit al gebleken zijn of het management goed functioneert of dat het verstandig is een gedeeltelijke of complete managementwissel uit te voeren. In dat geval is het niet aan te raden hier heel lang mee te wachten. Snel handelen en transparant communiceren geeft de minste onrust; mensen weten waar ze aan toe zijn. Vaak is het zelfs een opluchting voor de betrokkenen. Dit principe geldt overigens op alle niveaus.

Tip 4: Leg verbanden

Je gaat pas geld verdienen als je iets verkoopt en dat kan leiden tot ongeduld. Je ziet als directeur bijvoorbeeld kansen om de omzet te vergroten en gaat daarmee voortvarend aan de slag. Als de operatie daar nog niet klaar voor is (dit voorbeeld van een kaasleverancier illustreert dat goed), kan dat desastreuze gevolgen hebben: te laat leveren, mindere kwaliteit, ontevreden klanten – dan sta je snel op achterstand. Dus bekijk het hele plaatje. Soms moet je de commercie minder snel opschalen om bestendig resultaat te bereiken. Andere verbanden zijn die met de IT (zijn systemen er klaar voor?), de organisatie (zie dit voorbeeld over het inwerken van extra personeel) en de kwaliteit en benutting van het machinepark.

Vaak hebben investeringen een strategisch belang binnen een portfolio en wil je synergie bereiken door activiteiten over bedrijven te verdelen. Ook hierbij geldt: bereid de synergie grondig voor om een naadloze transitie te bereiken. Dit is een voorbeeld van zo’n integratieproject dat wij deden bij deze internationale producent van zinkproducten.

Tip 5: Meet en evalueer

In elk project dat we doen, definiëren we heldere doelstellingen (die bij een ODD vaak al in het 100-dagenplan zijn opgenomen) en hangen we daar objectieve, meetbare KPI’s aan. Dat is soms lastiger dan je zou denken. In de meeste bedrijven die onze hulp inroepen, ontbreken veel van zulke cijfers, of wordt er met verschillende bronnen gewerkt waardoor er geen eenduidig beeld ontstaat. We besteden altijd vanaf het begin aandacht aan het meetbaar en eenduidig maken van resultaten. Dat is fijn voor de eigenaar en het management, maar levert ook een bijdrage aan de motivatie van de medewerkers die bij de verbeteringen betrokken zijn. Succes motiveert, zeker als je beseft dat je daar onderdeel van bent (zie tip 1 en 2).

Wat wij voor je kunnen doen

We zullen eerlijk zijn: als we een ODD doen, gaan onze handen vaak al jeuken. We zien wat er mogelijk is, we weten hoe we het kunnen oplossen en we hebben relaties

opgebouwd met de mensen in het bedrijf, die door de gesprekken vaak al in de verbetermodus staan. Het momentum is voelbaar. Als externe partij kunnen we direct aan de slag. Daarbij brengen we onze ervaring mee en een goedgevulde gereedschapskist met tools die we gericht kunnen inzetten.