Tastbare opbrengsten

In januari 2021 waarde het coronavirus al een jaar rond in Nederland en hadden we te maken gehad met verschillende lockdowns en maatregelen. Eindelijk was er een vaccin. Terwijl landen om ons heen al druk bezig waren met vaccineren, moesten we hier nog beginnen. Minister Hugo de Jonge stond onder grote druk. Jasper werd onderdeel van het supply chain team van de landelijke organisatie GGD GHOR, dat de distributie van de beschikbare vaccins moest organiseren.

Jasper: ‘Het opzetten van zo’n distributie is een enorme klus, maar lijkt op wat productiebedrijven dagelijks doen. Of je nu bierflesjes distribueert of vaccins, het principe is hetzelfde. Je moet vraag en aanbod zo goed mogelijk op elkaar afstemmen. Het grote verschil was dat wij nog niets hadden: geen methodiek, geen IT-systeem, geen data. We moesten vanaf 0 beginnen. De GGD-crisisorganisatie voor vaccineren werd in no-time opgetuigd, waarbij veel professionals uit het bedrijfsleven meewerkten om de vaccinatiecampagne zo snel mogelijk van de grond te krijgen. Wij zijn met een team van vijf mensen het distributiesysteem gaan opzetten, terwijl de vaccins al binnenkwamen.’

Vaccins verdelen

De opdracht voor het supply chain team was duidelijk maar allesbehalve eenvoudig: Elke week krijg je te horen hoeveel vaccins er beschikbaar komen en welke doelgroepen prioriteit hebben. Verdeel de vaccins zodanig over de 25 GGD-regio’s dat iedereen in die doelgroep in die regio’s in hetzelfde tijdvak gevaccineerd kan worden en dat er geen vaccins overblijven of tekort zijn.

Jasper: ‘In het begin was er continu overleg met het ministerie van VWS en het RIVM, onder andere om te bepalen wat de gewenste veiligheidsvoorraden waren. Het ideaal was een zo klein mogelijke veiligheidsvoorraad, maar er mocht niet misgegrepen worden. Het bepalen van de optimale veiligheidsvoorraad werd bovendien bemoeilijkt doordat er drie verschillende vaccins waren en niet alle leveranciers waren even betrouwbaar.’

Daarnaast veranderden in de beginfase de variabelen steeds: er kwamen nieuwe vaccins, doelgroepen moesten tussendoor, voor sommige vaccins werden leeftijdsgrenzen ingesteld. Het team bij GGD GHOR moest continu bijsturen. ‘Het was een ongelofelijke puzzel,’ vertelt Jasper, ‘zeker in het begin toen we nog nauwelijks stuurmechanismen hadden en weinig data. We werkten daarom op twee sporen: het eerste spoor was het zo goed mogelijk verdelen van de vaccins. Voor de regionale GGD’s bepaalde dat hoeveel vaccinatieafspraken ze konden maken. Het tweede spoor was het opzetten van een staande organisatie om uit de crisismodus te komen en meer controle te krijgen over de situatie.’

Boostercampagne: nieuwe crisis

In juli 2021 was de vaccinatiecampagne goed op stoom, er waren voldoende vaccins en de organisatie stond. De Gezondheidsraad zei: er komt een boosteradvies aan, maar daar hoef je nog niet mee te starten. Jasper: ‘We bereidden ons voor op verschillende scenario’s. Maar van de ene op de andere dag besloot Nederland: we moeten nú boosteren, op grote schaal. Dat was een nog grotere uitdaging dan de eerste keer, omdat het tempo nu veel hoger moest liggen. De vaccins waren geen belemmering meer waar we rekening mee moesten houden, maar wel de capaciteit van de GGD’s. De regionale GGD’s moesten van de ene op de andere dag enorme capaciteit gaan inplannen. In een paar weken schaalden zij op van 100.000 naar 1,8 miljoen prikken per week!’

Politieke belangen en praktische afwegingen

Een van de bijkomende uitdagingen was het afwegen van belangen van de verschillende betrokken organisaties. Het ministerie van VWS was de opdrachtgever, het RIVM de opdrachtnemer en GGD GHOR de uitvoerder. Hoewel GGD GHOR centraal veel organiseerde, bleven de 25 GGD-regio’s wel verantwoordelijk voor de eigen uitvoering. ‘Praktisch gezien was dat soms een uitdaging.’ vertelt Jasper. ‘Wij konden bijvoorbeeld uitrekenen dat een GGD-regio 100.000 vaccins nodig had, maar zij konden zelf beslissen of ze daar ook 100.000 afsprakenslots voor openzetten. Nog complexer waren discussies die we soms hadden met de politiek. Minister Hugo de Jonge stond onder grote druk en dat beïnvloedde soms de besluitvorming. Wij keken als GGD GHOR vooral naar: wat zijn de voorraden, wat is mogelijk in de regio’s, wat is nodig? Het ministerie van VWS kon doodleuk zeggen: we moeten meer prikken, zie maar hoe je het organiseert. Dat waren interessante discussies. Soms won onze rationele afweging het, soms kregen we een bijna onmogelijke opdracht die we dan toch zo goed mogelijk uitvoerden.’

Van start-up naar volwassen organisatie

Jasper werkte een jaar bij het supply chain team, de tweede helft van die periode als teamleider. Hij zag de organisatie veranderen: ‘Van een crisisorganisatie waar iedereen keihard werkte met een zeer duidelijk doel voor ogen, werden we een volwassen organisatie. Dat had als voordeel dat we veel gestructureerder en gecontroleerder konden werken. We merkten wel dat de eenheid wat minder werd: mensen gingen meer vanuit hun eigen afdeling werken. Toen er een integraal plan kwam voor het vervolg, kwam die eenheid weer wat terug.’ Vanaf februari 2022 werkte Jasper niet meer in de operatie, maar hij gaf tot mei 2022 nog wel geregeld advies.

Wat komt er nog op ons af

Zijn er lessen geleerd uit deze periode? ‘Jazeker,’ bevestigt Jasper. ‘Het belangrijkste is dat je niet bang moet zijn om in een vroeg stadium te beslissen op te schalen, zodat je dit op een gezonde, gecontroleerde en efficiënte manier kunt doen. In het ergste geval heb je niet alle capaciteit meteen nodig, dan kun je de kosten daarvoor beschouwen als een verzekeringspremie. Want als je te laat bent, zijn de problemen groot. Dan kom je weer in een crisismodus terecht en dat betekent dat je minder voor elkaar krijgt dan mogelijk zou zijn. Er wordt nu verwacht dat er voor de herfst weer een vaccinatieadvies komt, met mogelijk een aangepast vaccin. We kunnen dan gelukkig de systemen en methodieken gebruiken die eerder zijn ontwikkeld. Wat ik daarbij hoop, is dat de autoriteiten ook tijdig capaciteit in gaan plannen. Als adviseur zal ik in ieder geval niet nalaten dat advies te geven.’

Ook een complex plannings- of organisatievraagstuk? We lossen het graag samen met jou op. Neem contact met ons op voor meer informatie.