Door Liza van As (Projectmanager Kwattaas)

De coronacrisis leidt tot economische uitersten: sommige bedrijven zien hun omzet drastisch dalen, maar producenten van bijvoorbeeld handgel, gezichtsmaskers, plexiglas en thuisbezorgmaaltijden beleven gouden tijden. Groei is verleidelijk, verkopers doen niets liever dan ja zeggen op orders. Hierin schuilt echter een gevaar bij zo’n explosieve groei. Weet je zeker dat je alles kunt leveren wat je belooft? Zo’n omzetpiek legt een forse extra druk op je productie en supply chain. Je zult daarom in korte tijd veel ingrijpende beslissingen moeten nemen. Dan is het goed om af en toe even afstand te nemen en jezelf enkele vragen te stellen. Wij denken graag met je mee en kunnen ook helpen met de uitvoering – jij hebt het al druk genoeg.

Hoe kun je de productie verhogen?

Middelen zijn per definitie beperkt. Machines, mensen, grondstoffen, kapitaal: ze moeten de gestegen vraag wel aankunnen. Met een goede capaciteitsanalyse kun je zien waar mogelijke bottlenecks zitten en waar aanpassingen nodig zijn. Er bestaan verschillende manieren om de benodigde productie voor elkaar te krijgen.

Ten eerste kun je vaak efficiënter werken en meer doen met de bestaande productiecapaciteit. Door processen goed na te lopen, zie je of je bijvoorbeeld wachttijden in het proces kunt wegnemen om zo sneller te produceren. Of machines beter kunt bezetten, mensen op een efficiëntere manier kunt inzetten, of een deel van het werk kunt automatiseren. Je kan ook een productielijn (tijdelijk) omzetten voor het veelgevraagde product. Of mensen van minder bezette productielijnen verplaatsen, waarbij effectief inwerken belangrijk is.

Ten tweede kun je uitbestedingsmogelijkheden of andere samenwerkingen verkennen. Misschien is het mogelijk om meer deelfabricaten door leveranciers te laten leveren of een deel van je productie volledig uit te besteden. Wanneer een andere partij dat sneller, beter of goedkoper kan, kun jij je volledig focussen op jouw toegevoegde waarde – dan heb je ook een voordeel op de langere termijn.

Ten derde kan het nodig zijn te investeren in meer capaciteit. Toch een extra machine aanschaffen of een warehouse bijbouwen – als de groei die je nu doormaakt waarschijnlijk blijvend is, kan dat verstandig zijn. De manier om dit te bepalen is niet anders dan anders: bouw een business case. Je hebt wel te maken met een flinke onvoorspelbaarheid van een aantal factoren. Werken met scenario’s kan een goede manier zijn om de risico’s in kaart te brengen en om te zoeken naar manieren om die risico’s te beperken. We denken graag met je mee en kunnen je ook helpen met de implementatie.

In de meeste gevallen is de vraag nog erg onvoorspelbaar en kan de piek tijdelijk zijn. Hoe bouw je dan af? Bij het organiseren van extra capaciteit is het belangrijk te kijken hoe je je productiecapaciteit flexibel houdt, zodat je die ook relatief snel weer kunt afschalen of anders kunt benutten, met beperkte kosten.

Kunnen je leveranciers en dienstverleners het aan?

Oké, je hebt je productiecapaciteit uitgebreid, dus je bent er klaar voor. Dan zou het wel heel jammer zijn als een van je leveranciers niet kan leveren. Neem daarom je leveranciersbestand goed onder de loep: kunnen ze nu leveren? En over twee weken nog steeds? Zijn er andere leveranciers waar je naar zou kunnen uitwijken? Ga het gesprek aan: zowel met je huidige leveranciers als met de mogelijke alternatieven. Je hebt het druk, maar als je er bij de assemblage van het product achter komt dat er een onderdeel niet meer leverbaar is, dan kom je pas echt in de problemen. Ook hier kunnen we je helpen: met advies, onderzoek, het formuleren van eisen en zelfs het in gesprek gaan met leveranciers. Tot aan de contractonderhandelingen aan toe.

Die producten moeten ook gedistribueerd: kan je logistieke apparaat dat aan, zowel intern als extern? Er zijn in de markt nu ook partijen voor wie de workload sterk is verminderd, wellicht kunnen zij je helpen.  En hoe zit het met andere dienstverleners waarop je een extra beroep moet doen, bijvoorbeeld je IT-ondersteuning of onderhoudsbedrijven. Kunnen zij de extra vraag aan? Ga met ze in gesprek, hoe eerder je elkaar weet te vinden, hoe beter.

Tot slot, houd er rekening mee dat jouw extra inkopen ook een beslag leggen op je kapitaal. De cashflow kan daardoor een probleem worden, tenzij je tijdig maatregelen neemt. Bijvoorbeeld het afbouwen van niet-kritische voorraden, zodat er kapitaal vrijkomt voor essentiële onderdelen. Daarvoor is een ABC- of Pareto-analyse een goede methode. Of ga in gesprek met klanten: misschien kunnen ze een deel van de order vooruit betalen. Of overleg met leveranciers of er een mogelijkheid is om later te betalen. Als dat niet mogelijk is, kijk dan naar andere financieringsmogelijkheden. Doe dat tijdig, en niet pas als je in problemen komt.