Jn een projectmatige omgeving is elke klus anders. De omstandigheden, de mensen, de omgeving. ‘Toch is tachtig procent van de handelingen gelijk,’ weet directeur Tjeu Clerkx. ‘Daarin wilden we meer uniformiteit. Door samen te bepalen hoe het ideale proces eruitziet en allemaal op die manier te werken, krijg je grip op de zaken. Dan kun je beter calculeren, beter plannen en gaan dingen in één keer goed. Dat is fijn voor onze klanten en voor de medewerkers. Je hebt meer plezier in je werk als alles goed geregeld is.’

De ideale processen

Laura Mittelmeijer ging bij Bloem aan de slag. Even knipperden ze daar met hun ogen: Laura had zelf geen ervaring in infrabouw. Laura: ‘Dat is juist goed. De inhoudelijke kennis zit bij de vakmensen van Bloem. Ik begeleid het proces om samen met hen te bepalen wat zíj als het ideale proces zien.’

Bij het infrabedrijf zijn zes duidelijke processen te onderscheiden: verwerving, calculatie, verkoop, werkvoorbereiding, uitvoering en oplevering. Voor elk onderwerp zit een proceseigenaar aan tafel in de projectgroep. Zij presenteerden hun eigen processen en gingen samen in gesprek: hoe zou het proces idealiter moeten lopen, waar kunnen dingen misgaan en hoe willen we zaken uitvoeren.

Gripmomenten voorkomen misverstanden

Met name dat tweede bleek een interessante sleutel, vertelt Tjeu: ‘Het gaat er niet zozeer om dat we anders willen werken, maar vooral dat we dat allemaal op dezelfde manier doen en weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Als dingen misgaan, komt dat vaak door onduidelijkheid. De momenten dat dat kan gebeuren, hebben we gripmomenten genoemd. Dat kan een beslismoment zijn, een overdracht of zaken die volgens een protocol moeten gebeuren. Voor elk van die gripmomenten hebben we afgesproken hoe we ze aanpakken. Daar horen ook hulpmiddelen bij, bijvoorbeeld checklists voor een overdracht, of werkinstructies om te bepalen hoe we iets uitvoeren. Die procesbeschrijvingen en tools zijn allemaal centraal online beschikbaar voor de medewerkers.’

Bloem manier van werken

Hierna ging de projectgroep dieper in op het uitvoerende werk dat buiten plaatsvindt. ‘Ook daar wilden we beter vastleggen wat de beste werkwijze is. Wij noemen dat “de Bloem manier van werken”. Dat is belangrijk voor de samenwerking in de teams en helpt bij het inwerken van nieuwe mensen. Laura heeft hiervoor veel interviews gedaan in het veld en een format gemaakt voor de vastlegging. We hebben gemerkt dat dit het beste over te brengen is in filmpjes. Die zijn we nu aan het maken.’

Focus houden

‘Over Laura ben ik bijzonder te spreken. Ze weet goed hoe ze de kennis van de projectgroep boven water krijgt en heeft zelf ook veel informatie uit de organisatie opgehaald. Als wij in de projectgroep afdwaalden en er allerlei discussies ontstonden, bracht zij de focus weer terug. Ze bewaakte de actiepunten en zorgde voor een goed format om alles vast te leggen, zodat het ook makkelijk te gebruiken is. Ik was even teleurgesteld dat ze niet bleef om de implementatie te begeleiden, maar zij heeft duidelijk gemaakt dat het juist goed is dat we dit zelf doen, om het echt ‘van ons’ te laten zijn.’