Light & Living

Hoe we binnen 4 maanden het licht zagen en structuur aanbrachten.

Groei door betere sturing en kostenbesparing als gevolg

Om groei te kunnen realiseren, had deze groothandel en producent van interieurproducten meer structuur en planning nodig. Het resultaat na vier maanden is de invoering van een methodiek waarmee de organisatie zelf op KPI’s en resultaten stuurt en, als gevolg hiervan, een flinke kostenbesparing.

De vraag: structuur aanpassen op groei

Het bedrijf importeert de meeste producten uit Azië en verkoopt ze grotendeels op de Europese markt. Een deel van het bedrijf is gefinancierd door een private equity investeerder, die kansen ziet voor groei en Kwattaas uitnodigt. Tijdens het eerste gesprek concludeert men dat het belangrijk is meer structuur in de organisatie te brengen. De operationeel directeur wordt opdrachtgever van Kwattaas.

De analyse: in samenspraak met management

Tijdens de analyse blijkt dat de operationele organisatie sterk ad hoc werkt. Dagelijkse activiteiten en problemen worden goed opgepakt, maar er is weinig aandacht of tijd voor structurele verbeteringen. Die zijn wel nodig als de organisatie de sterke groei wil doormaken die men mogelijk acht. Jort Binnerts begeleidt het proces namens Kwattaas. Uit een analyse samen met de operationeel directeur, de logistiek manager en de manager inkoop/contracten komt men tot een lijst van aspecten die verbeterd kunnen worden. Het team vertaalt deze gezamenlijk in KPI’s op het gebied van kosten, kwaliteit en organisatie.

De aanpak: jaarplanning met doelstellingen

Het team verbijzondert deze KPI’s tot financiële en kwalitatieve doelstellingen. Hierna bepaalt men samen hoe de deliverables door het jaar heen verdeeld zouden worden. Dit leidt tot een realistisch jaarplan waar alle betrokkenen sterk aan gecommitteerd zijn. Dit plan is door de stuurgroep (de directie en de investeerder) geaccordeerd.

De uitvoering wordt ondersteund met:

  • Een structuuropzet om projecten voor te bereiden en aan te sturen.
  • Een maandrapportage om doelstellingen te monitoren.
  • Kwartaalmeetings waarin het MT de voortgang bespreekt, met het jaarplan als leidraad.

Het resultaat: basis voor verdere groei en substantiële kostenbesparing

Het jaarplan voor 2016 is goedgekeurd en ingevoerd. Daarnaast ligt er een set KPI’s die als basis wordt gebruikt voor de aansturing van de afdeling. Ook andere afdelingen en vestigingen gaan met deze structuur van jaarplan en KPI’s werken.

Het grootste voordeel is dat de organisatie nu beter kan sturen op duidelijke doelstellingen, feiten en cijfers; zowel intern als extern richting leveranciers. Management en medewerkers zijn door de doelstellingen meer kostenbewust geworden en de prioriteiten zijn duidelijk voor iedereen. De operationeel manager ervaart meer controle en rust. Hij heeft nu de tools in handen om de organisatie naar een hoger plan te tillen, waardoor er ruimte is voor verdere groei.