Tastbare opbrengsten

De vraag: ad interim plant manager

De fabriek in Middenmeer bestaat zes jaar en groeit snel: elk jaar verdubbelt de vraag. Er is sprake van een volcontinu productieproces, in totaal werken er 40-50 medewerkers. De plant manager gaat met pensioen en een opvolger is nog niet gevonden. Kwattaas mag deze rol als interim manager oppakken en krijgt de vraag om ook verbeterslagen door te voeren waar mogelijk. Een van de aandachtspunten daarbij is de nieuwe productielijn, die wel in gebruik is maar ook nog op onderdelen getest wordt. Joline de Brauw gaat aan de slag.

De analyse: beter organiseren om effciënter te werken

De medewerkers in het bedrijf zijn uitermate gemotiveerd en werken hard. Moederbedrijf Tradin is zeer betrokken en benaderbaar. De verbetermogelijkheden zitten vooral in het beter organiseren van de werkzaamheden. Er blijkt veel te winnen door duidelijkheid te scheppen in de organisatiestructuur, het overleg beter te structuren en meer focus te leggen op preventief onderhoud.

De aanpak: organisatie, overleg en preventie

Er volgt een intense periode van zes maanden waarin Joline grote en kleine verbeteringen doorvoert, samen met de betrokken managers en medewerkers. Een paar van de actiepunten:

• Het dagelijkse operationele ochtendoverleg krijgt een actiegerichte focus op werkorders en storingen. Daarnaast komt er een vervolgoverleg waarin specialisten aan de slag gaan met de dieperliggende oorzaken, om problemen structureel op te lossen.
• Het managementteam wordt logischer ingericht. Direct onder de plant manager vallen nu de managers van operations, maintenance, logistiek en veiligheid & kwaliteit. Daardoor kunnen besluiten evenwichtiger en sneller worden genomen, met input vanuit verschillende perspectieven.
• Het MT-overleg focust in een vroeger stadium gezamenlijk op plannen en investeringen. Nieuwe werkvormen helpen de discussie hierover.
• Het tweewekelijkse overleg met moederbedrijf (tevens interne klant) Tradin krijgt meer structuur. Onderwerpen worden vanuit beide zijden geagendeerd en toegelicht. Het overleg wordt daardoor constructiever en heeft meer het karakter van een oplossingsgerichte dialoog.
• Er blijkt nog geen schaalstructuur te zijn voor de salariëring, wat leidt tot veel onderhandelingsruimte bij nieuwe medewerkers en zeer uiteenlopende salarisniveaus. Dit geeft in bepaalde gevallen scheve ogen. Met HR worden arbeidsvoorwaarden ontwikkeld, inclusief duidelijke salarisschalen.
• Medewerkers stapten met vragen of opmerkingen over HR-issues direct naar de plant manager. Dat was niet effectief en kostte de plant manager onevenredig veel tijd. Er wordt afgesproken dat elke medewerker zulke onderwerpen met de eigen manager bespreekt.
• Het maintenance proces was in het slop geraakt, wat leidde tot een ad hoc aanpak van issues. Nu worden issues weer vanuit Operations gelogd met een duidelijke prioriteit. Er is dagelijks overleg tussen Operations en Maintenance, voorafgaand aan het bredere ochtendoverleg. Monteurs worden rechtstreeks door de maintenance manager aangestuurd en niet door andere managers.
• Er wordt meer preventief onderhoud ingepland om onvoorziene stilstand te voorkomen.
• Het maandelijkse strategische productieoverleg is op een hoger niveau getild. Voortaan zijn alle vijf managers hier verplicht bij. Dit leidt tot daadkrachtiger beslissingen die effectiever doorgevoerd kunnen worden.
• Het productieproces wordt doorgelicht. Wat zijn de bottlenecks en hoe kunnen we een ‘groene golf’ creëren? Processen sluiten nu beter op elkaar aan en dat verbetert de productiviteit.

Het is een selectie uit de vele verbeterslagen die het bedrijf samen met Joline heeft gemaakt. Door stap voor stap de organisatie beter te structuren, ontstaat meer duidelijkheid en betrokkenheid bij management en medewerkers.

Het resultaat: productiviteit, stabiliteit en (zelf)vertrouwen

Joline heeft van september 2018 tot en met januari 2019 deze rol vervuld. Vanaf februari had het bedrijf een permanente invulling voor de functie van Plant Manager. In die zes maanden is er veel bereikt. De productie is veel stabieler, de leverbetrouwbaarheid is omhoog gegaan en de productiviteit is gestegen. Minstens zo belangrijk is dat medewerkers meer zelfvertrouwen hebben gekregen en meer vertrouwen in elkaar. De nieuwe Plant Manager treft een organisatie met duidelijke communicatielijnen en een goed georganiseerd proces.