De organisatie

Nsecure is specialist op het gebied van toegang en security management. Binnen de dienstverlening leveren zij ook toegangs- en veiligheidssystemen aan organisaties waarvoor veiligheid cruciaal is, zoals banken, petrochemische bedrijven en vervoersorganisaties. Nsecure levert de hardware, zoals sloten, pasjes, camera’s en slagbomen, installeert de systemen en koppelt deze aan vitale bedrijfsprocessen. Alles moet kloppen en het afbreukrisico is hoog. Goede producten en een goede samenwerking met leveranciers zijn daarom van groot belang.

De vraag: grip op de inkoop

De inkoop van de verschillende componenten werd steeds op projectniveau gedaan, wat leidde tot versnipperde orders. Het management was ervan overtuigd dat er meer efficiëntie en besparing mogelijk was.

De analyse: focus op klanten

Op basis van gesprekken en een eerste data-analyse was de situatie snel duidelijk: er was veel focus voor de opdrachtgevers van Nsecure en bijhorende vragen. Hierdoor was er minder aandacht voor inkoop. Door een professionaliseringsslag die Nsecure doormaakte, was er de ruimte en tijd om het inkoopproces te verbeteren. Inkoop moest minder gaan over bestellen en meer over strategische keuzes.

Proces: projectteam en contracteigenaren

Projectmanager Jasper de Vries van Kwattaas formeerde binnen Nsecure een projectteam met de manager dienstverlening, de productmanager en manager projects. Zelf nam hij de rol van ad interim strategisch inkoper. Het team formuleerde samen een aanpak en voerde deze uit. Door met één productcategorie te beginnen, kon de methodiek worden uitgetest, om deze daarna breder in te zetten.

De aanpak: inkooporganisatie en onderhandelingen

Het team ging aan de slag om de inkoop gestructureerd aan te pakken, te beginnen met de grootste productcategorieën.

1. Behoefte bepalen
   Jasper licht de aanpakt toe: ‘We zijn gestart met een data-analyse: wat zijn binnen de categorie de producten die we het meest afnemen, wat is daarin de jaarbehoefte en welke leveranciers gebruiken we? Dat was op zichzelf al een interessant proces. Omdat orders alleen op individueel niveau werden vastgelegd, was het moeilijk om bijvoorbeeld de jaarbehoefte te bepalen. Per leverancier onderzochten we de kostencomponenten, bijvoorbeeld materiaal, uurtarief voor montagewerkzaamheden en reiskosten.’
2. Onderhandelen
   ‘Op basis daarvan zijn we met die leveranciers de onderhandelingen ingegaan. Om onze onderhandelingspositie per leverancier te bepalen, werkten we met de portfolioanalyse van Kraljic.We wilden voor de producten uniforme, marktconforme prijzen afspreken, zodat de leveranciers zich zouden onderscheiden op de kwaliteit van hun service. We hebben ook nieuwe leveranciers benaderd, om een goede benchmark te hebben. De onderhandelingen deed ik samen met een contracteigenaar uit de operatie, die goed de kwaliteitsaspecten kon beoordelen. Het resultaat waren heldere en concurrerende inkoopcontracten.’
3. Raamcontracten
   ‘Een ander belangrijk aspect was het opstellen van een raamovereenkomst, ‘ vertelt Jasper. ‘Hierin staan de commerciële en kwalitatieve afspraken (hoe we met elkaar samenwerken). Denk daarbij aan eisen met betrekking tot certificering, aankondiging van werkzaamheden of responstijd bij incidenten. Daar is nu volledige duidelijkheid over. De raamovereenkomsten worden voor minimaal een jaar afgesloten.’

Het resultaat: besparing en duidelijkheid

Uiteindelijk resulteerde deze aanpak tot een kostenverlaging, transparante prijsstructuur en goede kwalitatieve afspraken. Dit alles is vastgelegd in het raamcontract wat zowel voor Nsecure als de leverancier de basis is in de samenwerking de komende jaren.

De methodiek wordt nu ingezet voor de volgende productcategorieën, waarbij Nsecure steeds hetzelfde gestructureerde proces zal doorlopen. Inkoopwerkzaamheden worden nauwkeurig coördineert en dat zorgt voor een optimaal kwaliteit- en kostenniveau. Door de komende tijd alle inkoopcategorieën gestructureerd aan te pakken, verwacht de organisatie veel besparingen te realiseren en de kwaliteit en service verder te verhogen.