Werkkapitaal management: dicht het lek voordat je gaat zinken Door Joline de Brauw en Rutger Stolting (Partners Kwattaas) Financieel zijn het voor bedrijven lastige tijden. Door schaarste en inflatie gaan inkoopprijzen omhoog, in veel sectoren zijn leveringsproblemen en geld kost ineens weer geld. Klanten willen later betalen, leveranciers willen zekerheid door kortere betaaltermijnen. Als bedrijf zit je er tussenin. Je ziet risico’s oplopen en kosten stijgen. De kunst is om juist nu nuchter en holistisch naar de situatie te kijken en je werkkapitaal evenwichtig op orde te houden. Hoe doe je dat? En wat moet je vooral niet doen? Slim omgaan met voorraad Als producten schaars zijn en prijzen stijgen, kun je de neiging krijgen veel voorraad aan te leggen. Dat is begrijpelijk, maar brengt een flink risico met zich mee. Het geld zit dan vast in je voorraad. Dat kost geld en maakt je minder flexibel. Kredietverstrekkers zien dat ook, dus lenen wordt moeilijker, en sowieso duurder. Dat kan een rem zetten op je groei. Te weinig voorraad is ook een risico; iedereen kent de recente verhalen van producenten die productie moeten staken omdat ze tekorten hebben aan een essentieel onderdeel. De kunst is om intelligent naar voorraad te kijken. Welke voorraad heb je echt nodig? Kun je daarin beter differentiëren? En kun je de voorraadrotatie verhogen? Standaardiseren Een goede manier om voorraden te reduceren, is door te rationaliseren en te standaardiseren. Heb je echt alle acht soorten van component X nodig? Of zijn er twee die je echt op voorraad moet hebben en kun je de andere zes wel bestellen in het zeldzame geval dat ze nodig zijn? Dit principe kun je zowel toepassen op productiemateriaal als op gereed product. Ook daarmee kun je het kapitaalbeslag aanzienlijk verminderen. In gesprek met debiteuren en crediteuren Om de kwaliteit van je werkkapitaal te verhogen, wil je dat klanten sneller betalen en juist meer tijd krijgen van leveranciers. Die partijen willen zelf natuurlijk het omgekeerde. Toch is het verstandig om met ze in gesprek te gaan. Zijn er manieren om de betaaltermijnen wél te verbeteren? Kun je daar wellicht iets anders tegenover zetten? Als de nood hoog is, kun je ook overgaan tot maatregelen zoals factoring; je hebt het geld van klanten dan eerder. Dat kost wat extra, maar verhoogt wel direct je slagkracht. Supply chain verbeteren Elk bedrijf heeft nog mogelijkheden tot het verbeteren van zijn supply chain. Als je de schakels van je keten beter op elkaar aansluit, zit geld minder lang in die keten vast. Denk bijvoorbeeld aan een goed systeem voor Sales & Operations Planning (S&OP), waarmee je inkoop, voorraad en productie direct aansluit op de verwachte vraag. Meer aandacht voor risicomanagement We hebben het wel steeds over kosten en flexibiliteit, maar daar staat natuurlijk nog een factor naast: risico. Als je bijvoorbeeld veel voorraad inkoopt omdat je verwacht dat een klant veel gaat afnemen, lijkt dat veilig, want zo kun je aan deze vraag voldoen. Maar is die verkoop wel zeker, en is dat vastgelegd? Zo niet, dan creëer je juist een extra risico dat je met de voorraad blijft zitten. Risicomanagement is daarom een heel belangrijk onderdeel van werkkapitaalmanagement. Keuzes in assortiment en klantbestand Werkkapitaal heeft ook een commerciële kant. Want wat doe je eigenlijk voor verschillende klanten? Zijn er klanten die je veel kosten en weinig opleveren? Zijn er onderdelen van je assortiment die veel voorraadcapaciteit opeisen maar weinig rendabel zijn? Hier zit vaak nog een flinke optimalisatiemogelijkheid. Ga eens door je klantenbestand heen en kijk kritisch naar je assortiment. Onderzoek de product-marktcombinaties en durf keuzes te maken. Bekijk het als geheel en doe het samen Hoewel deze tips heel valide zijn, zit er ook een valkuil in. Als je ze namelijk los van elkaar uitvoert, heb je kans dat je het werkkapitaal aan de ene kant verbetert, maar dat er aan de andere kant een probleem ontstaat. Een te rigide ingerichte supply chain kan bijvoorbeeld leiden tot slechtere service levels. Te lage voorraden kunnen productieproblemen geven. Als je assortimentkeuzes alleen maakt op basis van voorraad, kun je een commercieel probleem creëren. De allerbelangrijkste tip is daarom: bekijk werkkapitaalmanagement op een holistische manier. Het is geen financieel vraagstuk, het is een bedrijfskundig vraagstuk waarbij finance, risk management, inkoop, operations en commercie allemaal onderdeel zijn van de oplossing. Dus gebruik de tips, maar ga vooral samen om tafel en bekijk de oplossingen in samenhang. Wil je meer weten over het aanpakken van werkkapitaal? Neem dan gerust eens contact op voor een goed gesprek.