Door Jasper de Vries (Projectmanager Kwattaas)

Waarom ik naar Thailand ging

Mijn collega Joline was door een Nederlandse multinational ingeschakeld als programmamanager voor een aantal internationale projecten in Nederland, Thailand en Australië. Op een bepaald moment bleek dat enkele projecten in Thailand niet liepen zoals gewenst. Er was geen sterke lokale projectleiding en de communicatie met het hoofdkantoor verliep stroef. Voor Joline was dit als programmamanager op afstand niet op te lossen en daarom stelden we voor een projectmanager naar Thailand te sturen. Dat werd ik. Mijn vriendin Amanda ging mee, om een financieel project aan te pakken dat ook al langer speelde. Dit gaf ons de kans om langere tijd ter plaatse aanwezig te blijven. We zijn van juni 2019 tot maart 2020 in Thailand geweest.

Als je elkaars taal niet spreekt

De eerste barrière werd al snel duidelijk: op de werkvloer sprak niemand Engels. Het achtkoppige Thaise managementteam sprak de taal wel, maar beperkt. Alle informatie die ik nodig had, moest ik via hen verkrijgen. Gelukkig waren ze zeer hulpvaardig en wilden ze graag het project tot een succes maken. Naast de taal zelf, bleek dat we ook anders over afspraken moesten praten.  Ik ben gewend om in projecten met elkaar op hoofdlijnen taken te verdelen, bijvoorbeeld om een fabriek voor te bereiden op de komst van een nieuwe machine. Dat bleek in dit geval te algemeen en leidde tot onduidelijkheid.

De oplossing werd snel duidelijk: alle taken en activiteiten opknippen in delen, stap voor stap bespreken en bij elke stap verifiëren: ben je het ermee eens? Snap je het? Denk je dat je dit voor elkaar krijgt? Kortom, communicatie in kleinere stappen en in een lager tempo.

TIP: Elke situatie waarin wij als Kwattaas aan de slag gaan, heeft zijn eigen achtergrond en vereist een bepaalde mate van detail in de communicatie. In sommige bedrijven zijn mensen gewend om zeer zelfstandig te werken en moet je juist op hoofdlijnen communiceren. In andere gevallen, zoals hier, is het nodig om meer detail en sturing te bieden om hetzelfde resultaat te bereiken.

Mail? Daar kijken we niet naar.

Ook de kanalen om te communiceren bleken anders dan ik gewend was. Mailen had geen enkele zin. Wat wel goed werkte: direct naar de persoon gaan die je wilde spreken en heel goed verifiëren of de boodschap echt duidelijk was. Als het om hele praktische zaken ging, bleef ik er vaak bij totdat het gebeurd was. Let wel, dit was absoluut geen onwil, iedereen was gemotiveerd om de goede dingen te doen. Het was vooral een andere manier van met elkaar omgaan.

TIP: In projecten is het altijd belangrijk om snel te doorgronden wat de geijkte communicatiemiddelen zijn. In het ene bedrijf is mail heilig, bij het andere een projectmanagementtool, WhatsApp of toch de telefoon. Gebruik je het ‘verkeerde’ medium, dan kun je communiceren tot je een ons weegt maar gebeurt er niet zoveel.  

Ja, het komt goed (oh nee, toch niet)

In het Thais is ‘ja’ zeggen een teken van respect voor de ander. Dus een Thai zegt ook vaak ja als ‘ie weet dat het antwoord eigenlijk nee is. In het begin vroeg ik nog wel eens: krijg je dit volgende week af? Ja, was het antwoord dan. Een mondige Nederlander zou het direct zeggen als het niet te doen was. Of in de loop van de week rapporteren: Jasper, het gaat niet lukken. De vriendelijke Thai wachtte geduldig tot het eind van de week, als ik kwam kijken of het gelukt was. Ja, zei hij dan weer. Zelfs als dat duidelijk niet het geval was. Al snel leerde ik om meer tijd te nemen voor de communicatie. Om zeker te stellen dat een ja een echte ja was en dat iemand dat niet zei om mij een plezier te doen.

TIP: Hoewel dit een uitvergroot voorbeeld is, is het niet uniek. Ook in Nederlandse projecten maken we dit wel eens mee: ja zeggen en nee doen, om wat voor reden dan ook. De oplossing is in alle gevallen: ondubbelzinnig communiceren, controlevragen stellen, vertrouwen kweken en de ruimte geven om het ergens mee oneens te zijn. Alleen dan krijg je communicatie waar je op kunt bouwen.

Leer van mij, dan leer ik van jou

Onze Thaise collega’s waardeerden het zeer dat we bij alle lokale rituelen en gebruiken meededen. Of het nu een boeddhistische feestdag betrof of een drankje na het werk; wij waren erbij. Dat zorgde voor veel goodwill en respect. Het gaf ook de ruimte om in gesprek te gaan over de Nederlandse gebruiken. De Thaise vestiging moest immers ook communiceren met het Nederlandse hoofdkantoor. Dat hoofdkantoor vindt zaken zoals business cases en contracten heel belangrijk, terwijl dat in de Thaise cultuur toch anders gezien wordt. Uitleggen waarom de Nederlandse aandeelhouders zulke zaken belangrijk vinden en hoe ze daar vanuit Thailand mee om kunnen gaan, verbeterde ook de communicatie met het hoofdkantoor.

TIP: Wanneer er sprake is van cultuurverschillen tussen bedrijven of entiteiten, is het belangrijk om dat bespreekbaar te maken. Dat begint echter altijd met meebewegen. Als je laat zien dat je respect hebt voor de cultuur van de ander, creëer je ook ruimte voor jouw perspectief. 

Relatie, relatie, relatie

Een hele positieve ervaring was de aandacht van de Thai voor onderlinge relaties. De relatie gaat voor alles en daarbij geldt ook het principe van karma: je doet wat goed is voor de ander, want dat is ook goed voor jou. Natuurlijk kan dat ook tot onduidelijkheid leiden tussen ons westerlingen en de Thai. Bijvoorbeeld als je echt iemand nodig hebt om een klus af te ronden, maar die heeft verplichtingen naar een ander, die zwaarder wegen. Dan is het verstandig om de relatie toch voorop te stellen: verpest je die, dan sluit je de weg af. Voor mij was hier een belangrijke rol weggelegd als ‘vertaler’ tussen de fabriek en het hoofdkantoor. Zulke achtergronden zie je immers niet in Zoom.

TIP: Ook in Nederlandse situaties kunnen relationele aspecten meer meespelen dan aan de oppervlakte zichtbaar is. Dat speelt vaak in projecten, waar loyaliteitsconflicten kunnen ontstaan omdat er een lijnmanager en een projectmanager zijn die een beroep doen op dezelfde personen. Vraag je je soms af waarom dingen niet gaan zoals je wilt? Kijk dan zorgvuldig naar de onderlinge relaties.