Een succesvol project? Begin met luisteren! Door Leander van Bijnen (Projectmanager bij Kwattaas) We maken ons als Kwattaas graag overbodig. Wanneer we ergens aan de slag zijn, pakken we daarom niet alleen het vraagstuk aan, maar brengen we ook onze ervaring en kennis over op managers en medewerkers in het bedrijf waar we actief zijn. Een Programma Manager bij een van onze klanten vertelt graag hoe hij dat ervaren heeft. De tips zijn voor ieder bedrijf bruikbaar. De Programma Manager bij dit bedrijf had al veel lijnervaring maar is pas recentelijk begonnen met deze functie. Hierin is hij verantwoordelijk voor verbeterprojecten op een service-afdeling. In dit project werkte hij nauw samen met mijzelf en mijn collega’s Joline en Joep. De Programma Manager vertelt ons welke inzichten over projectmanagement hij kreeg: ‘Veel van wat ik in dit project ervaren heb, herkende ik wel. Toch is het fijn om deze bevestigd te zien, het resultaat te ervaren en om concrete tools te krijgen waarmee je dit in praktijk kunt brengen. Ook andere project- en programmamanagers kunnen hier hun voordeel mee doen.’ Daarom zetten we onze stokpaardjes graag nog eens op een rijtje en laten we zien hoe we ze in dit project hebben toegepast. Krijg de juiste mensen aan tafel Een goed verbetervoorstel komt nooit van boven. Het is belangrijk dat mensen die direct bij het onderwerp betrokken zijn, kunnen bijdragen aan de oplossing. Je moet hen dus aan tafel krijgen en om hun input vragen. Dat is ook in dit project gebeurd. Laat iedereen aan het woord In elke groep zijn er mensen die graag aan het woord zijn en stillere types. Het is belangrijk dat alle mensen aan het woord komen en ook echt de gelegenheid krijgen om uit te praten. Soms is het verstandig om wat verduidelijking te vragen. Luisteren is het belangrijkste. Check met de ander wat je hebt begrepen Weet je zeker dat jij begrijpt van de ander bedoelt? Er kan veel ruis ontstaan doordat je als projectmanager denkt dat je iets begrijpt, terwijl dat niet zo is. De beste manier om dat te voorkomen: vat samen wat je hebt gehoord en check bij de ander of dat ook is wat hij of zij bedoelde. In dit project werd dat ook gedaan, steeds na elke sessies. Dus na elke meeting werd de informatie verwerkt en weer met de anderen gecheckt. Op zo’n manier sluipen er niet toch nog aannames in het project. Houd je eigen mening voor je Als je als projectmanager veel van het onderwerp weet, kan dat een voordeel zijn. Het is echter ook een valkuil, omdat je mogelijk je eigen mening te veel ventileert. Dan kunnen anderen besluiten minder te zeggen en mis je dus veel belangrijke informatie. Dus hoe groot de verleiding ook is: houd vooral je mond en luister. Door de achtergrond die je hebt kun je natuurlijk wel goed doorvragen en terugkoppelen. Kom fysiek bij elkaar waar mogelijk Dit project begon in coronatijd noodgedwongen met een Teams meeting. Dat was geen succes. Zeker voor een eerste meeting met een heel team is een online meeting niet zo geschikt. Het is afstandelijk, er kunnen storingen zijn, sommige mensen zetten hun camera uit, en lichaamstaal is moeilijk te lezen. Zeker bij de start van een project is het devies daarom: kom bij elkaar. Daarmee laat je je commitment zien, je kunt elkaar in de ogen kijken en zowel formeel als informeel beter informatie delen. Pak er een goede kop koffie bij en ga echt met elkaar in gesprek. Dit project ging pas echt lopen toen de eerste fysieke bijeenkomst kon plaatsvinden. Begin breed, ga daarna pas structureren en verdiepen Wanneer je snel resultaat wilt bereiken, kun je geneigd zijn vanaf het begin goed te structureren. Bijvoorbeeld door het hanteren van een vragenlijst in de eerste gesprekken. Juist in het begin blijkt het echter beter te werken als je het gesprek zo los en breed mogelijk voert, op basis van de hoofdvraag. Dan komen er ook dingen boven tafel die je misschien niet had verwacht. Als je te strak inkadert, mis je misschien wel de belangrijkste informatie. Later kun je meer gaan structureren. Maak het visueel De meeste verbeterprojecten bevatten veel verschillende aspecten. Hoe maak je dat voor iedereen overzichtelijk en begrijpelijk? Maak het visueel. Dan weet je zeker dat je elkaar niet alleen in woorden begrijpt. Ook kun je de onderwerpen beter met elkaar in verband zien en vervolgens schuiven of veranderen waar nodig. Daar kun je bijvoorbeeld een mindmap voor gebruiken. Als iets in een plaatje staat, wordt het tastbaarder en zijn verbanden beter te zien. Manage verwachtingen Wanneer je iedereen vraagt om input, betekent dat nog niet dat je iedereen kunt geven wat hij of zij zou willen. Ook in dit project was dat het geval. Sommige wensen zijn niet met elkaar te verenigen, niet rendabel genoeg of vallen bijvoorbeeld buiten de scope van het project. Dus wanneer er een plan ligt, is het belangrijk dat ook aan de betrokkenen te presenteren en uit te leggen waarom sommige dingen niet gebeuren. Dan weet iedereen in ieder geval wel dat ze gehoord zijn en dat er goed nagedacht is over de beste oplossing. De implementatie van het project wordt nu uitgevoerd door de Programma Manager: ‘Het framework heb ik samen met Kwattaas opgezet, met actiepunten voor zowel de korte als de lange termijn. Het is nu aan mij om deze samen met het team in praktijk te brengen. De goede voorbereiding en de betrokkenheid van iedereen hebben gezorgd voor een solide gezamenlijk fundament. Dat gaat zeker bijdragen aan een succesvolle uitvoering van de verbeteringen.’