Tastbare opbrengsten

De vraag: inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers

Doosopmaat maakt sinds 2006 kartonnen dozen op maat, waarin klanten hun producten met minder materiaal, minder (transport)volume en minder opvulmaterialen kunnen versturen. Het product vindt steeds meer aftrek door een groeiend duurzaamheidsbewustzijn en dankzij de mogelijkheid om kleine aantallen te bestellen. Ook kleine webwinkels en particulieren weten Doosopmaat.nl te vinden en waarderen de kwaliteit en de korte levertijden. De nieuwe eigenaar ziet mogelijkheden voor verdere groei. Om dat mogelijk te maken is de fabriek al anders ingedeeld en is zelfs een deel van de productie uitbesteed. Toch blijft het een uitdaging om de productie verder op te voeren. Het bedrijf neemt meer mensen aan en werkt in ploegendiensten. Het is heel belangrijk dat operators snel zelfstandig kunnen werken en dat ze zelf storingen kunnen oplossen. Daarvoor is nu echter steeds de hulp nodig van enkele ervaren experts.

De analyse: verschillende werkwijzen leiden tot verschillende resultaten

Elke machine moet voor elke order apart worden ingesteld, met parameters zoals de kwaliteit van het karton, afmetingen, type en de lijmrand. De ervaring en kennis over het precies goed instellen, zit vooral in de hoofden van enkele ervaren medewerkers. Ook bij het oplossen van storingen is hun hulp vaak nodig. Tijdens ploegendiensten zijn deze experts soms niet aanwezig, waardoor een storing in sommige gevallen pas na uren verholpen kan worden. Een formeel inwerkprogramma met werkinstructies ontbreekt nog. In overleg met de operations manager bespreekt Kwattaas hoe deze problemen ondervangen kunnen worden.

De aanpak: standaardiseren, vastleggen en visualiseren

Op basis van de inventarisatie is duidelijk dat er in ieder geval werkinstructies moeten komen, die gebruikt worden bij het inwerken en die ook dienen als naslagwerk. Daarin is een aantal onderwerpen belangrijk:

• veiligheid;
• het instellen van machines;
• efficiënt werken;
• uniformiteit in kwaliteitscontroles;
• regulier onderhoud van machines;
• het oplossen van storingen.

Ook is het belangrijk dat de instructies voor iedereen gemakkelijk te begrijpen zijn, ook voor mensen die Nederlands niet als eerste taal hebben.

Een Kwattaas-team van drie mensen (Liza als Projectmanager, Jordi en Marcelle als project-assistenten) gaat aan de slag om de werkinstructies snel en effectief te maken. Twee personen gaan de vloer op en volgen elk proces door zij-aan-zij met verschillende operators mee te kijken. De ene persoon observeert en stelt vragen, de tweede noteert, maakt foto’s en filmpjes. De derde werkt het materiaal uit tot handzame werkinstructies. De instructies worden daarna met de operators doorgenomen, om zeker te stellen dat alles klopt. Tegelijkertijd ontdekt het team dat verschillende medewerkers soms andere werkwijzen of kwaliteitsstandaarden hanteren. Ook blijkt een aantal zaken efficiënter te kunnen. Al deze inzichten worden besproken met de experts en de productieleider, wat leidt tot geoptimaliseerde processen en ondubbelzinnige, stapsgewijze, visuele werkinstructies.

Het resultaat: sneller inwerken, minder last van storingen

Het Kwattaas-team werkt een volledige set van werkinstructies uit, voor alle zeven machines. Deze instructies worden in powerpoint gemaakt, in kleur uitgeprint en bij de machines gehangen. Elke instructie toont de processen stap voor stap, met korte teksten en duidelijke foto’s. Voor instructies waarbij de ‘flow’ van groot belang is, zijn filmpjes op een youtube-kanaal geplaatst. De instructies worden gebruikt bij het inwerken van medewerkers en als naslagwerk. Dit maakt de operators zelfstandiger en verlicht de druk op de ervaren experts. Het inwerken is sneller en operators kunnen de werkinstructies raadplegen wanneer ze iets niet meer weten of vastlopen. De meest voorkomende storingen die plaatsvinden, kunnen operators zelf verhelpen met behulp van de werkinstructie.

Algemeen Directeur van Doosopmaat, Jurgen Vugts, is tevreden met het resultaat: ‘Naast snelheid is een constante standaardkwaliteit van groot belang voor onze klanten. Met deze duidelijke, eenvoudig te gebruiken werkinstructies zijn onze operators in staat deze constante kwaliteit geborgd te leveren.’

De bestaande werkinstructies zijn gemakkelijk aan te passen en Doosopmaat.nl kan het format ook gebruiken voor nieuwe processen en machines. Het bedrijf is bijvoorbeeld bezig met een onderhoudsplan en ISO-standaarden; die kunnen als werkinstructies toegevoegd worden. Doosopmaat heeft een stagiaire aangenomen om deze vervolgstappen te nemen en om de bestaande werkinstructies up-to-date te houden.