Farm Frites

Eerst onderdompelen, om vervolgens overzicht te hebben.

Fundament voor verandering

Een bekende producent van levensmiddelen moet veranderen om te kunnen groeien. Het bedrijf zet een strategie uit en definieert tientallen verbeterprojecten. Het aansturen hiervan is een grote en complexe taak. Kwattaas zorgt voor overzicht, een heldere projectmethodiek en coacht projectleiders. Daardoor ontstaat grip op de veelheid aan veranderingen.

De vraag: overzicht over groot aantal verbeterprojecten

De CEO van het internationale productiebedrijf: ‘Toen ik hier een jaar geleden startte, was de concernstrategie tot 2025 net gereed. Op basis daarvan waren er zo’n 40 verbeterprojecten bepaald om in 2016/2017 uit te voeren. Al die projecten moesten beschreven, bemand en gemonitord worden. Dat konden wij er als directie niet even ‘bij’ doen. We hadden iemand nodig die alles kon structureren en die voldoende ervaring had om de projectleiders aan te sturen. Willem van Wijngaarden van Kwattaas had de juiste kennis, ervaring en er was een ‘klik’. In mei 2016 is hij bij ons gestart.’

Analyse: wat is haalbaar?

Er was een korte beschrijving per project, maar inzicht in de samenhang ontbrak. Waren er voldoende resources voor alle projecten? Zaten ze elkaar niet in de weg? Moesten er prioriteiten gesteld worden? Willem ging de vloer op, sprak met alle betrokkenen en vroeg door totdat hij voldoende informatie had. Hij presenteerde vervolgens aan de directie een matrix met alle projecten. Het merendeel bleek uitvoerbaar. Voor elk daarvan maakten de projectleiders een uniform projectplan met o.a. doelen, resources, deliverables, deadlines en afspraken over rapportage. Ze konden aan de slag.

Naast de lopende projecten, maakte de directie in samenwerking met Willem ook al een business plan tot 2020. Daaruit volgden de projecten voor 2017.

Aanpak: heldere analyse, coaching van projectleiders

De CEO: ‘Willem had continu het overzicht. Aan de directie presenteerde hij geregeld de stand van zaken van alle projecten in een helder schema met groen/oranje/rood-codering. Hij gaf aan waar knelpunten zaten en waar investeringsbeslissingen nodig waren, zodat wij daar als directie een besluit over konden nemen. Hij begeleidde de projectleiders en projectteams, met name op het proces.’ Willem: ‘Een goede manager is niet automatisch een goede projectmanager, dat vergt een andere aanpak. Daarop kon ik de projectleiders en teams coachen.’

Resultaat: vliegwiel van verbeteringen

In november 2016 staat de aanpak als een huis en de projecten zijn op stoom. Het business plan tot 2020 is gereed, en het projectplan voor 2017 staat klaar voor de start. De CEO: ‘Ik ben er 100% van overtuigd dat dit bedrijf verder kan groeien en dat we daarvoor moeten veranderen, verbeteren en versnellen. Samen met Willem hebben we een fundament gelegd om al die veranderingen aan te pakken. Met deze manier van werken kunnen we zelf verder vooruit.’

De organisatie neemt een eind 2016 een interne projectcoördinator aan die structureel deze en toekomstige projecten gaat begeleiden.