BIM Media

Niet alleen de structuur veranderen, maar ook de mensen.

Slagvaardig nieuwsplatform

Het nieuwsplatform Bouwberichten, voorheen onderdeel van BIM Media, nu onderdeel van Vakmedianet, zag verbetermogelijkheden in haar afdeling. Kwattaas zorgde ervoor dat de doorlooptijd en frequentie van nieuwsberichten verbeterde.

De vraag: betere productiviteit

Bouwberichten publiceert dagelijks nieuws over bouwprojecten op een online platform. Op het moment dat Kwattaas werd ingeschakeld, werkten er 17 mensen. Een voor rapportages, een inhoudelijk manager en vijftien redactieleden, ieder met een eigen rayon (op postcode). Uit een analyse kwamen verbetermogelijkheden naar voren. Met name het aantal berichten (productiviteit) en de doorlooptijd bleven achter.

De analyse: versnipperde werkwijze

Uit een eerdere analyse kwamen de belangrijkste oorzaken hiervan naar voren. De indeling in rayons veroorzaakte een sterk versnipperde werkwijze. Bij afwezigheid van een medewerker bleef diens werk liggen. Daarnaast viel op dat er onvoldoende op operationele KPI’s werd gestuurd. Het werkproces was op bepaalde kritieke punten onduidelijk en verschilde per persoon. De medewerkers gaven aan behoefte te hebben aan meer training. Om deze zaken tegelijkertijd aan te pakken, functioneerde Jort tijdens het project als afdelingsmanager.

De aanpak: structuur, proces en zelfsturende teams

Hij wijzigde allereerst de organisatiestructuur, van persoonlijke rayonverantwoordelijkheid naar een indeling in drie regionale teams: Noord, Midden en Zuid. Per team werd de werkvoorraad gecentraliseerd, zodat de verwerking van berichten niet meer van een persoon afhankelijk was. Binnen deze werkvoorraad bracht men een prioritering aan, waardoor belangrijke en urgente berichten binnen het team voorrang kregen.

Er werden duidelijke operationele KPI’s opgesteld en men ging als zelfsturende teams aan de slag. Hiertoe gaf Kwattaas training aan de medewerkers. De verantwoordelijkheid van de manager ging van controleren naar faciliteren. Wekelijkse teambesprekingen kregen een focus op output. Jort: ‘De structuur en de processen zijn snel aan te passen. Gedrag heeft meer tijd nodig. Het belangrijkste bij zelfsturende teams is dat je teams faciliteert, stuurt op resultaten en de verleiding weerstaat om zelf in te grijpen. Het team lost het op.’

Het resultaat: meer en snellere berichtgeving

In de nieuwe situatie worden per gewerkt uur 20% meer berichten geproduceerd.

De doorlooptijd verbeterde van 58% binnen drie dagen naar 85% binnen drie dagen.

Jort: ‘De team heeft zelf de regie en dat geeft meer slagkracht. De effecten van deze nieuwe situatie zullen naar verwachting nog verder doorwerken.’ De opdrachtgever: ‘Er lag al snel een duidelijk plan dat goed is uitgevoerd. Er was voldoende tussentijds contact, maar bijsturen was niet nodig. Het resultaat is ernaar. De actualiteit is verhoogd en dat is de allerbelangrijkste prestatiefactor voor een nieuwsmedium.’

Na het vertrek van Jort wordt een nieuwe manager aangesteld.